A Grande Secretaria da Guarda dos Selos tem papel determinante na estrutura do Grande Oriente do Brasil – Paraná. São muitas as funções desenvolvidas e todas interligadas com questões práticas do funcionamento das Oficinas. Sabendo dessa importância, este setor tem recebido atenção especial e passado por atualizações cruciais para que atenda de forma otimizada as necessidades dos Irmãos e das Lojas jurisdicionadas.
O Irmão Flavio Eustaquio Ferreira Martins está à frente da Grande Secretaria, totalmente focado em desenvolver com celeridade os avanços necessários. Nascido em Belo Horizonte em 1946, graduou-se em Engenharia Elétrica pela Universidade Federal de Minas Gerais em 1969. Como engenheiro trabalhou nas Centrais Elétricas de Minas Gerais, Itaipu Binacional e várias empresas da iniciativa privada como Gerente de Projetos em Linhas e Subestações de Alta e Extra Alta Tensão. Em 2016, encerrou atividades profissionais como Diretor de Engenharia de Furnas Centrais Elétricas, sediada no Rio de Janeiro.
Foi Iniciado em 2004, Elevado em 2005 e Exaltado em 2006 na ARLS Gen. Mac Arthur – 2724 do Oriente de Curitiba. Em 2009 filiou-se a ARLS Lux in Tenebris – 2245 do Oriente do Rio de Janeiro, cidade onde residiu de 2007 a 2016. Ocupou o cargo de Grande Secretário de Patrimônio de julho de 2019 a janeiro de 2020 quando assumiu a Grande Secretaria da Guarda dos Selos.
Na entrevista, abaixo, o Grande Secretário Flavio Martins fala sobre o que está sendo desenvolvido e chama atenção para a importância das atualizações que estão sendo feitas nos cadastros dos Irmãos.
Qual a importância da GDS (Guarda dos Selos) na estrutura do GOB-PR?
Irmão Flávio Martins: Cabe a GDS o encaminhamento, aprovação, registro, organização e conservação de documentos, pranchas, Placet, comunicações, Editais, Registros, Diplomas e Honrarias referentes aos Obreiros e Lojas do GOB-PR. Nesta atividade utiliza o Sistema PROLOJA e apoia Obreiros e Lojas do GOB-PR por meio de Instruções e Procedimentos.
Ao longo dos anos, a GDS vem se adequando e evoluindo para oferecer melhor serviço aos obreiros. Quais os principais desafios da Grande Secretaria no atual patamar?
Os itens do Planejamento Estratégico do GOB-PR referentes a Processos e Governança demonstram a necessidade de se desenvolver processos que atendam os Obreiros e Lojas de forma rápida e fácil. Neste sentido toda a equipe da GDS está focada em facilitar e agilizar o atendimento e a solução de problemas. A melhoria dos processos e do PROLOJA assim como a descrição detalhada dos Procedimentos das atividades mais utilizadas pelos Obreiros fazem parte desta estratégia.
Está em andamento trabalho de atualização cadastral de obreiros no PROLOJA. Qual o objetivo?
O principal objetivo é atualizar as informações para uso do próprio GOB-PR. Outro objetivo importante é a integração do nosso banco de dados com o do Poder Central. Uma vez atualizado o cadastro poderemos iniciar a integração.
Sobre a atualização, existem muitos dados desatualizados? Em que isso reflete?
Na verdade, pelos nossos levantamentos cerca de 40 por cento dos cadastros estão desatualizados. Acreditamos que em parte devido ao desconhecimento da importância do cadastro, outro motivo é que parte dos Obreiros não tem intimidade com a informática, dificultando o acesso. Neste último caso estamos orientando os Secretários que apoiem e façam o cadastro junto com os Obreiros.
Como tem sido o fluxo de atualizações e qual a perspectiva de finalização desse trabalho?
Iniciamos na segunda quinzena de fevereiro e o prazo é de 30 dias. No final deste período vamos verificar o grau de atualização do nosso banco de dados e tomar as providencias no sentido de concluir esta tarefa.
Como será a integração com o Poder Central?
Neste primeiro momento, a integração será para que todos os dados cadastrais que estejam no GOB-PR sejam os mesmos no GOB, e que inconsistências encontradas sejam resolvidas.
Com as mudanças no RGF quanto aos processos de admissão de candidato, o que há de impacto no PROLOJA e como se procederá esses ajustes?
Sim, este processo teve alteração em seu início. Já analisamos as alterações e refizemos o fluxograma do processo. Este novo processo passou por uma análise crítica da equipe GDS e foi enviada na terceira semana de fevereiro ao responsável pela programação. Esperamos que as alterações do PROLOJA estejam operacionais no início de abril.
Ainda há dúvidas sobre essas mudanças. Como as Lojas devem proceder para esclarecimentos e garantir que o processo transcorra de forma adequada e legal?
O PROLOJA da forma como está projetado hoje ainda atende. É importante saber que os dados iniciais do Candidato como se apresenta no novo modelo do RGF contém as mesmas informações que hoje estão contidas no Sistema PROLOJA. Como as informações que são repassadas ao GOB devem ser digitadas por nossa equipe, a digitação destas informações no Sistema PROLOJA facilita sobremaneira nosso trabalho porque se evita o retrabalho de nova digitação.
A GDS tem digitalizado o Arquivo Histórico das Lojas. Como tem sido esse trabalho e qual o objetivo?
O Arquivo Histórico das Lojas está acondicionado em papel no arquivo da Secretaria da Guarda dos Selos do GOB-PR. Quando é necessária alguma consulta temos que pesquisar as pastas que estão guardadas há tempos o que redunda em muito trabalho braçal. Com a digitalização dos documentos esta pesquisa será fácil e rápida. O trabalho de digitalização está sendo feito de forma rotineira e esperamos concluir no prazo de dois anos.
Como a GDS tem trabalhado para melhorar o desempenho dos colaboradores e também do sistema PROLOJA?
Temos reuniões semanais e estamos empenhados em analisar e revisar os processos e atividades. Este trabalho além de melhorar o desempenho e organizar melhor nosso dia a dia tem dado contribuição valiosa para o PROLOJA na medida em que procura resolver pontos de estrangulamento e fornecer melhores resultados.
Algo mais a acrescentar?
A equipe da GDS é uma equipe cujo objetivo é atender Obreiros e Lojas de forma eficaz e rápida. Todos nossos esforços estão dirigidos neste sentido de forma a alcançar a excelência no atendimento.
